変わるグループウェアマーケット：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
新しい年が明けて2018年になった。本ブログは2006年1月の開設なので12年目に突入ということになる。干支で言えば一回り。いや結構長いことやってきたものだ。 そして私は12年間相変わらず組織内における情報共有や情報伝達をテーマにコンサルティングをやってきている。途中震災後の不景気の波でナレッジ系の案件に恵まれなかった時期や大規模なトラブル案件に巻き込まれて更新が途絶えがちだった時期もあるがなんとか続いている。 正月休みもあってちょっと余裕が取れたのでこのところ過去記事も読み返しながら振り返ったり改めて考えたりしているが、この組織内における情報共有や情報伝達の状況も、12年間でほとんど進歩していない部分と劇的に変わった部分と両方がある。 例えば、大企業における社員宛ての情報伝達手段については、12年以上たっても未だに公開掲示板方式が主流である。イントラネットの一角に垂れ流し式でのべつまくな
ノーツマイグレーションのポイント：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
グループウェア業界でIBMのNotesが草刈り場になっているようだ。IBMがNotesへの投資を辞めて（辞めたように見えて）はや数年。流石に取り残されたユーザの我慢も限界にきたということか。 かつてNotesの活用企業として各種メディアに事例として取り上げられた大企業たちもこぞってNotesから他のグループウェアへ切り替えつつある。大物では残るは数社というところか。ただ地方の企業を始めとして中堅企業ではまだNotesの廃止に踏み切れない企業も多いとも聞く。 もうこのブログでも何度も書いているが、Notesから他のグループウェアへ移行する際のポイントは、既存資産の移行をどうするかに尽きる。グループウェアの基本機能を再現するだけなら、別のそのグループウェアへ切り替えても問題はない。しかしながらNotesの上で共有している企業のノウハウや業務上のナレッジを移すとなると話は違ってくる。 蓄積された
自治体の働き方改革への取り組み状況を調べてみた：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
働き方改革ネタの続きである。夏休みをもらって若干時間に余裕があったので、インターネットで働き方改革に関する自治体の入札案件を検索してみたところ、いくつかの県や市等での働き方改革への取組状況が見つかった。 例えば、海老名市のものや長浜市のもの。これを見てちょっとがっかりした。ノー残業デーとか消灯とか、単なる上からのお仕着せのものにとどまっていて、前述した辞めて欲しい働き方改革に非常に近かったからだ。一歩だけ踏み込んでも時差出勤程度。これで本当に職員のワークスタイルが変わるのだろうか。他にもITベンダーに踊らされたのか、広島県庁がどこでもワークとぶち上げ、中四国地方で最初にフリーアドレスを導入したとか自慢していたが、正直県の仕事のうち外でできる仕事は何割あって何人がテレワークするんだと突っ込みたくなった。 今から働き方改革に取り組むという市の調達仕様書も見てみた。職員を集めたセミナーで改革の必
スマートデバイスの活用による現場主義への原点回帰：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
ワークスタイル変革の実現手法のひとつにスマートデバイスの導入と活用がある。通信機能とカメラを兼ね備えたスマートデバイスをデスクの近くから持ちだして、本当の現場に持ち込むことでワークスタイル変革を実現した好事例がどんどん増えている。 工事の現場では既に図面をタブレットで現場に持ちだすだけでなく、施工結果をタブレットで撮影して報告書の雛形に自動的に埋め込んでいき事務所に戻った時点でもうあらかた報告書が出来上がるといった、一連の業務の中にスマートデバイスをそのまま組み込んだ事例が多くの建設会社からでている。 面白いと思ったのはこの夏に清水建設が菱友システムズと発表した「画像モニタリングシステム」だ。現場でタブレットの撮影機能を使用してコンクリートの画像を撮影して送ると、別の場所にいる専門技術者が画像をチェックしてひび割れや剥落等の変状を点検するというもの。不足する熟練技術者の課題を解決するととも
最も仕事の効率が上がるのはやはり職場である：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
何度か書いているが、このところワークスタイル変革の相談をうけることが増えてきている。私の専門とするグループウェアやポータル、検索、モバイルといったITを活用して社員の働き方を変えようという試みだ。これらには、ワークライフバランスやダイバーシティといった社会的要請への対応という面もあって、大企業だけでなくベンチャー企業や官公庁でもワークスタイル変革への取り込みが増えている。 さてワークスタイル変革というと、もっぱら働く場所と時間について融通性をもたせるフレシキブルワークスタイルのことばかりに注目が行きがちである。具体的には、在宅勤務やサテライトオフィス、外出先でのモバイルワークといったワークスタイルの導入こそがワークスタイル変革の目的でありゴールだという誤解である。これは、働く場所と時間の融通性が目に見えやすく説明もしやすいことからくる誤解であるが、本来ワークスタイル変革の目的やゴールは、生
ノーツの文書の移行について：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
ノーツからシェアポイントを含め他のグループウェアへ移行する際の話なのだが、やはり大きなボトルネックになるのは既存の文書の移行である。これも以前からずっと言われていることなのだが、ノーツの文書を他のグループウェアに移行しようとすると相当のコストがかかる。また、移行の前後で文書の見え方が変わってしまうことも、グループウェアを変更するには仕方のない事である。 移行をどこまでやるか。見た目他の出来栄えについて諦める事。不要な文書は移行しない事。移行と機能改善は分けて考え移行は機械的作業にしてしまう事。特に誰が使っているかわからない文書は、思い切ってアーカイブで保管だけにするなど、大胆な決断が必要だ。 残念なことに移行自体の作業は業務的な付加価値は全く生み出さない。コストのみかかるある意味無駄な作業なのである。 というようなことを、システム部門がきちんとユーザ部門に説明し説得できるかどうか。それが移
ノーツとシェアポイントと両方わかるエンジニアは少ない？：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
グループウェア話の続きだが、ノーツについてはシェアを落とすとともにIBMの主流製品ラインからも外れた印象からか、技術者が減ってきているように思う。逆にここ最近シェアポイント専業ベンチャーなどが出てきているように、MSのシェアポイント系の技術者は増えた印象。 ただ、ノーツもシェアポイントもわかるエンジニアとなると非常に少ない。ノーツ、シェアポイントに限らず、サイボウズ、アリエル、デスクネッツ、インスイートなども含めて複数のグループウェア製品について知識を持っているエンジニアというか会社自体が見当たらなくなってきている。これも不景気な時代に選択と集中が進み過ぎた影響だろうか。 グループウェアの移行や切替のプロジェクトでは、こうした複数製品への造詣が深いエンジニアをどれだけどの期間確保できるかが、プロジェクトの成否に大きく関与する。
ノーツって良くできているなぁ：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
ここ最近、ノーツユーザからの相談がまた増えてきている。このテーマは周期的に盛り上がるのだが、またしてもという印象だ。とはいえ、前回の時よりもより明確にノーツ脱却を図りたいという話が増えてきている気がする。 ノーツのアーキテクチャーがあまりにも古臭くなってきたことが一番の原因だろう。また、最近はノーツのバージョンアップもあまりぱっとしないし、シェアポイントやエクスチェンジをはじめとした他のグループウェア製品も一定の域までは錬成してきたこともあろう。 ただ、そうは言ってもノーツはやはり良くできた製品で、特にアプリケーションプラットフォームとして活用してきた企業は、安易に他の製品に切替えられるとは思いこまないほうが良い。 一昔前に比べて、切替先のベンダーがノーツをターゲットにしたマイグレーションパスを提供する事も減ってきているし、各自がそれぞれ自社の状況にあわせてより効率的で、時には長い目で見た
フロー情報の効率的な管理（４）～フロー情報の効果的な掲載方法：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
企業内の情報掲示の際に、通達・お知らせ・ニュースなどの寿命の短いフロー情報はストック情報を分けて管理すべきという話の続き。 さてでは、分けたフロー情報をどのように掲載・配信するのが効率的か。これについては情報洪水時代に未だ明確な回答は得られていないが、それでも過去に何度も試行錯誤してきた結果としていくつかのセオリーがある。以下の４つほど、そのセオリーを紹介する。 重要度、分類によっていくつかのカテゴリーに分けろ 読者（宛先）が制限されるのものは、ACL等で最初から見えなくしろ 記憶に残りやすいのは、時間と人（発信者）情報 読者側が分類、ランキングを行うソーシャルタギングの手法は有効 重要度、情報特性等によっていくつかのカテゴリーに分けろ フロー情報の数が少ないうちは全てを「更新情報」「最新情報」として一覧表示すれば良いが、数が増えた時点で、必ず読むべき「通達」とできれば読んでほしい「お知ら
フロー情報の効率的な管理（２）～寿命の長いフロー情報は分割して発信する：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
日本の組織の掲示板を見ていてしばしば出くわすのが、通達による指示のなかに手順ややり方までを全て盛り込んでしまっているもの。実はこれが曲者で、こういう情報は後から探すときに非常に見つかりにくい。 なぜなら手順ややり方といった情報は再利用することが多く、また必要な時にプルして使うストック型の情報だから、通常人は直観的に手続き集やマニュアルといったストック系の保管箱を検索してしまう。仮に通達に出ていたはずだと思い出しても、通達の場合何度も繰り返し出されている事が多く、そうなるとどれが最新なのか、あるいは今見ている情報が最新のものなのかが判らない。 これを回避するためには、出し手側で手順ややり方といったストック情報部分とそれを指示する部分を分割してあげることが大切だ。通達には、「誰に」「何時までに」「何を」して欲しいかを書き、手順ややり方は別途マニュアルなどストック系情報の保管場所に保管してリンク
なんのために社内ＳＮＳをやるのだろう？：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
手嶋屋の手嶋社長が「社内SNSの難しさ」という短いエントリーを書かれている。 そこには、“社内の全員がSNS好きなわけじゃない”とあるが、そもそも社内ＳＮＳを使って何をやるのかが明確でないから、“好き”になりようがないというのが、最近いくつかの社内ＳＮＳ導入の相談を受けた私の率直な感想だ。 最初に社内ＳＮＳをやる目的が明確でないので、好きとか嫌いとかそういう個人の嗜好の話になってしまうのではないだろうか。目的を名確認すれば、業務（仕事）で使うのだから好きとか嫌いとか言う前に仕事なんだからとある程度割り切って使うだろう。 それにしても、“とりあえず”とか“面白そうだから”で社内ＳＮＳを安易に始める組織のいかに多いことか！ 以前にＳＮＳを検討したいと言われて訪問した先で、「目的が良くわからないので、先行事例の他社がそれぞれどんな目的で社内ＳＮＳを導入してどんな効果を得たかの一覧表が欲しい」と言
グループウェア（ノーツ等）の移行先候補トップがGoogleAppsだというが：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
TechTargetジャパンが2012年6月に行ったグループウェアに関するアンケート調査をダウンロードして読んでみた。 こちらの記事にもなっているが、グループウェアユーザの実に半数以上が不満を感じているそうだ。しかしながら、ではいざグループウェアを替えようと思うと「移行コストが高い」のであきらめているらしい。この傾向はノーツユーザーでより顕著に出ている。ノーツユーザ以外では不満に思っているといっても「コストをかけてまで不満や課題を解決する必要がない」というのが大勢のようだ。 さてではノーツから何に移行したいかというとGoogleAppsがトップだそうだ。うーん、それは値段だけしか見て無くないか？というのが私の率直な感想。 ノーツはグループウェアの老舗ということで機能が豊富だしカスタマイズ余地も大きい。がりがりに作りこんだノーツを使うヘビーユーザの移行先としてあまりカスタマイズができないGo
ポータルやグループウェアに関する問合せが増えている：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
今年に入ってまたポータルやグループウェアに関する問合せが増えている。使いづらい社内ポータルを見直したいとかグローバル化に併せてグループウェアを全面再構築するといった話が、うちのホームページ経由で時々やってきて、いろいろと聞かれる。 数年置きのサイクルがまた回ってきたようだ。 他にもたとえば今日はソーシャル・エンタープライズ・カンファレンスに１日参加しているが、このイベントには、セールスフォース、日本IBMといった大手、リンコムやオーシャンブリッジといった以前からこの分野に取り組んでいるベンチャーに交じって富士ゼロックスの名前もある。 富士ゼロックスは比較的最近にSkyDeskというサービスでこの分野に新規参入してきた。ちょうど今SkyDeskのサービスを見ているが、以前に見たときよりはずいぶんと機能強化されて見た目もこなれてきているようだ。 そういえばKDDIもチャットワークと組んでこの参
相手の情報は調べるけど自分の情報は見られたくない～Facebookの営業活用時の問題：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
名刺管理の三三が「BtoB営業のIT化進むも、「名刺管理」は未だアナログ」というかなり興味深い調査結果を発表した。名刺管理に関する今までにないユニークな調査結果はとても面白いが、その中にFacebookの営業への活用状況を調査したものがある。それによると、BtoB企業に勤務する人の10%前後が既にFacebookを個人的に営業活動に活用しているそうだ。 そしてその活用方法と課題についての結果が実に意味深い。 Facebookの利用者69人に対し、活用方法について複数回答で聞いたところ、「“いいね！”やコメントで仕事相手との距離を縮める」「相手の略歴/趣味など、詳細な情報を知る」といったプロフィールや状況の確認という活用法が多く、「会う前から気軽に交流でき、アポイントメントにつながった」29%、「会う前から気軽に交流でき、商談が盛り上がった」27.5%と、Facebookを活用している営業職
日本の各地域の情報をまとめたサイト：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
今朝の日経新聞に小さな記事が出ていて知ったのだが、1月末からマガジンハウスが日本各地の地域文化と情報発信をテーマとしたサイト「コロカル」というのを開始したそうだ。さっそくアクセスしてみたが「人」「文化」「食」「歴史」「アート」などジャンルごとに、綺麗な写真入りの情報が並べられていてとても美しい。 特にMAG GALLERYというコーナーでは、全国各地のフリーペーパーを掲載していくようで、仕事で出張に行くと必ずといってよいほど地元のフリーペーパーを入手してひととおり眺めるのを楽しみにしている私としてはちょっと嬉しい。これから出張に行く前の下調べなどにつかえそうだ。 他にもローカルAD&CMギャラリーというコーナーでは、人気アニメ作家の新海誠氏が製作したという信濃毎日新聞のアニメCMを見ることが出来たりもする。静岡のローカルCMらしい娯楽仮面コンケルドにはかなりのインパクトを受けた。 あと、個
企業ポータルは社内版Ｆａｃｅｂｏｏｋに進化する：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
ＣＩＯ Ｏｎｌｉｎｅのサイトにランダムハウス社がエンタープライズ向けにＦａｃｅｂｏｏｋライクなツール「Socialcast」を導入して効果を上げているという記事が載っている。 その中では、Ｓｏｃｉａｌｃａｓｔの機能を使って社内の人やプロジェクト、システム・アラートのステータスを“フォロー”することで、対象のステータスに変化があった場合に通知が送られるという仕組みとして、その日1日の業務に関する出来事を一覧できるようにしたとある。企業ポータルがＦａｃｅｂｏｏｋするという表現を使ってだ。社内Ｆａｃｅｂｏｏｋの利点は、くだらない投稿ストリームではなく、ステータスを集約したダッシュボードにあるということらしい。なるほど！と思った。 以前に「グループウェアベンダーはもっとFacebookやiPhoneを手本にすべき」というエントリでも書いたように、企業内のグループウェアやポータルはダッシュボード系ソ
フリーミアムモデルと受注生産方式をECサイトに取り入れたワイシャツメーカー：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
コンサルティング業務の場合、契約時の秘密保持条項の関係でやった仕事の内容や実績をこうしたブログなどで紹介するのが難しいことが多いのだが、今回はお客さんから許可をもらったのでちょっとECサイトで面白い取り組みをやっているメーカーを紹介。 ワイシャツのアウトレット通販サイト「プラトウ」では、衣料販売では珍しいフリーミアムモデルを採用している。 ネットで買い物をする時の一つの欠点は実際に手に取って確認ができないことだ。ワイシャツの場合は、店頭でも首と裄丈のサイズで購入するので普通は試着などはしないものだが、それでも買って帰ったあとにサイズがあわなくて残念になった経験が誰でも一度くらいはあるのではないだろうか？プラトウではこういったサイズがあわない問題を解決するために、通常2cmきざみのサイズを1cmきざみで選べるようになっていた。ところが細かく選択できるがゆえに注文者側は余計悩むというジレンマに
ユーザビリティ鑑定士というのはどうか：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
ここ最近出張が多くて新幹線に乗ることが多い。最近では指定席の予約がネットでできるので重宝して使っているが、ＪＲ東日本の「えきねっと」のＷｅｂ画面のユーザビリティが最悪なのには閉口してしまう。 何が不満かというと、ひとつの指定席を取るのにやたらとたくさんの画面に遷移して何度もクリックを強いられるのだ。毎回毎回長々とページ前面に渡った切符の受け取りについての注意事項が表示されてチェックを入れないといけないし、列車の選択画面で人数を入力するのを忘れると、いちいちエラー画面に遷移して戻るをクリックしないといけない。 会員制サイトなのだから、注意事項は規約変更やルール改定時あるいはログイン間隔が空いたときににのみ表示して確認させれば良い（実際証券会社のシステムなどはそうなっている）し入力チェックはjava scriptかなにかを使って画面遷移前にやれば良いと思う。 他にも指定券の予約の度に乗車券を購
自治体のホームページがFacebook上に移転：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ
一昨日のブログで図書館のアプリが受賞したことを取り上げた佐賀県武雄市だが、調べてみるとさらに野心的な試みをしている。なんと今日から市のホームページを通常のネット上のものからFacebookへ移転するそうだ（関連記事「「市長がはまっている」 佐賀県武雄市、市のページをFacebookに完全移行へ」） さすがにこれは「ちょっと大丈夫か？」と思う。ネットでも既に「武雄市公式サイトのFacebook移転について、考え中。」などのコメントが出ている。アカウントのない人からもアクセスさせレイアウトも工夫するなどの技術的配慮は当然としても、実名ベースのSNS上で運営することである程度責任のあるフィードバックを得られる反面、匿名の意見が出にくくなったり軽んじられたりする別の面からの弊害はないのだろうか、まずは並行稼働というならともかくいきなり前のホームページを閉鎖すると混乱しないのか、などなど、いろいろ心
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フロー情報の効率的な管理（１）～情報過多の時代を生き抜くために：ナレッジ！？情報共有・・・永遠の課題への挑戦：オルタナティブ・ブログ