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セキュリティ
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はじめに 今回と次回(第6回)の2回にわたって、業務フローを使い業務改善を進めていくときのポイントをお伝えします。 業務フロー上の問題抽出におけるポイントの例 業務フローが出来上がり、問題を洗い出していくときのポイントについて触れていきます。 図1をご覧ください。ポイントは大きく4つあります。 ポイントを一つずつ説明していきます。 ①機能していないプロセス(意味のないチェック等) 「書類を受け取ったら、まずは確認をする」ということはよくあることでしょう。なぜ確認をしているのかというと、何かを確認しているわけではなく、ただ単に自分の目できちんと物が揃っているかを確認したいだけということが理由かもしれません。とはいえ、確認する行為の理由は様々ですが、その多くはたとえ前工程が確認をしてから渡してきたとしても、信用がおけず、再度自分の目で確認をしてしまうでしょう。 業務フローを見て、内容を確認した
「フローを書けと言われたが、どのように書いて良いのか分からない」 「検索してみたけれどフローチャートと言っても種類が沢山あるみたい」 「どの記法が良いのか分からない」 「何種類のフローがあって、それぞれどのような特徴があるのだろう?」 「各フローはどのような人や目的に適しているのだろう?」 フローチャートをはじめて書くという方で、このような悩みや疑問を持っていらっしゃる方は少なくないかと思います。 フローチャートには目的・用途に応じて様々な作図方式・様式が存在します。 今回は、代表的な6種類のフローチャートについて、それぞれの特徴およびフローサンプルをご紹介します。
こんにちは。サン・プラニング・システムズ 可視化コンサルタントの鈴木 裕です。 最近、BPMNの熱の高まりを感じることが多くなってきました。実際、弊社へBPMNを使用したフローチャート作成や、フローチャート作成ツールについてのお問い合わせが多くなってきています。 そこで、弊社が考えるBPMNのポイントと、BPMNを使用したフローチャート(業務プロセスモデル)作成に適したツールの紹介を2回にわたって行おうと思います。 今回は、弊社が考えるBPMNのポイントについてお話しします。 ポイント① BPMNは「言語」だ 以前(参照:第4回 BPMNを使いこなす)、BPMNは表記法というより言語と捉えたほうが適切であるとお話ししました。その理由は2つあります。 ・文法が決まっている ・プログラム言語に近い性質を持つ まず文法についてはご存じの方も多いとは思いますが、BPMNは国際標準規格として定義され
第3回では、『業務棚卸の前に行うべきこと』と題して、一言で言えば、「業務フローだけではなく、あれこれ調べよう!」という内容でした。 今回は、「業務の棚卸」のお話をします。本コラムを読まれる皆さんも、業務やプロジェクト等において、業務の棚卸の経験があることでしょう。うまく棚卸ができて、業務の構造も把握でき、階層的に整理できましたか? 実際にやってみるとわかりますが、意外と難しいところがあります。今回は前編・後編の2回にわたって、「業務の棚卸」について、我々プロの視点で皆さんにヒントをお伝えします。 業務の棚卸の失敗例 業務の棚卸が正しくできれば、業務フローの作成などはたいしたことありません。実に簡単に短時間で出来上がってしまいます。言い換えれば、業務フローの作成で「トラぶっている・何度もやり直しをしている・なかなか正しいものができない…」場合の原因は、業務の棚卸がきちんとできていないからです
あなたが部門責任者や、改善活動事務局など改善活動を率先する立場であるとイメージしてみてください。 何とか、現場を良くしていきたい、しかし、そこには重い腰をなかなかあげない社員という大きな壁が立ちはだかります。あなたはそんな現場に対して、イラッとしてしまうかもしれません。頭ごなしに「やれ!」と言っても、うまくいかないのは目に見えています。 第1回で何回か登場した“やらされ感”を感じている限り、現場はそうたやすく主体的・自発的には動きません。 現場が渋々やっている業務改善ほど、無意味で虚しいものはありません。「(やりたくないけど)言われたからやってまーす!」では、聞いている側もガックリきますし、腹も立つことでしょう。業務改善の成功の鍵は、現場の一人ひとりに当事者意識を持たせていくことができるか否かにかかっています。 今回は、いかに“やらされ感”を感じさせることなく、自ら積極的に関わっていくよう
【”あの人”しかできない】このような属人的な業務を見かけませんか?属人的な業務の存在は、円滑に進んでいた業務が突然ストップする原因となります。また、大きなアクシデントが発生した時には企業としての大きなリスクとなります。そんな属人的な業務もしっかりと見える化することで解消することができます。今回はこの属人的な業務の解消方法をご紹介していきます。 属人化している箇所を特定する 通常の業務の可視化と同様に、業務の流れをフローチャート形式で描いていきます。 次に、フローチャート上の作業を表すステップ(作業図形)を1つ1つチェックしていきます。 チェックは「その作業を代行できるか」という観点で行います。 ヒアリングをしたい箇所について担当者と認識合わせをする 属人化している業務を担当する担当者を呼んで、ヒアリングを行います。 フローチャートでその業務の全体の流れを追いながら、ヒアリングをしたいステッ
業務の可視化プロジェクトを間違いなく業務担当者は嫌がります。別に悪いことをやっていなくても、誰でも重箱の隅をつつかれるようなことは嫌に決まっています。今回はこのような反対勢力に対してどのように対処するかを考えていきます。…
業務フローに関する記事が増えてきましたので、整理してそれぞれの記事について簡単な概要を添えて紹介します。業務フローに関して調べていて、「何から読んだら良いか分からない」という方は本記事の紹介する順に読み進めることをおすすめします。 [1]【業務フローを考える】フローチャートの良さって何だろう? フローチャートの特長とメリットについて解説しています。最初に読むことをおすすめします。 → 記事を読む [2]【業務フローの書き方】良いフローと悪いフローの3つの違いとは? 2つの業務フローの実例を比べて、良いフローと悪いフローの違いを解説しています。業務フローを書く上での細かいルールを知る前に、先ずはどういうフローが良いフロー(分かりやすいフロー)なのかを知ることをおすすめします。 → 記事を読む [3]【業務フローの書き方】業務フローを書く為に必要な図形(記号)とは? 一般的な業務フローを作成す
※『SOX+』でもほぼ同様の手順で業務フローマニュアルを作成することが出来ますが、『BPR+』とはメニュー名や項目名が異なっている部分があります。なお、『iGrafx FlowCharter』単体では機能的に実現できません。詳しくはお問い合わせ下さい。 業務フローマニュアルの作成の3つのステップ 『BPR+』で業務フローマニュアルを作成する手順は、大きく分けて以下の3つです。 ステップ1.業務フローを書く ステップ2.各作業における詳細手順を記述する ステップ3.詳細手順の一覧を作成する 『BPR+』ならたったこれだけの手順で業務フローマニュアルを作成できます。では次項から、この3つの手順について具体的に見て行きましょう。 ステップ1.業務フローを書く まずは業務フローを書きます。業務フローマニュアルを作成するにあたっての業務フロー作成のポイントは以下の3つです。 「業務詳細」の部門(レー
【お知らせ】人気の業務可視化&フローの書き方セミナー(東京/大阪)を開催しています!20名/8名様限定のセミナーで現在申込受付中です。ご興味があればぜひご参加ください。詳しくはココをクリック 分岐図形の使用頻度は業務フローの目的に合わせて 業務フロー上に分岐図形が多くなるほど、業務フローは読み手にとって理解が難しいものになります。作成する業務フローの目的に合わせて分岐図形の使用頻度を調節しましょう。 【ポイント】 「業務の流れを把握すること」が目的なら、なるべく分岐図形は少なくする 業務フローの目的が「業務の流れを把握すること」である場合は、業務の流れの理解の為に必要な箇所のみ分岐図形を使うようにしましょう。 【ポイント】 「作業手順を把握すること」が目的なら、手順の重要な違いは分岐図形で明示 例えば、業務マニュアルのように「業務フローの目的=作業手順を把握すること」であれば、明確に作業手
業務プロセスの可視化ではフローチャートを使うことが一般的ですが、なぜフローチャートが業務の可視化に適切なのか改めて考えてみたいと思います。フローチャートのメリットを再確認し、より良い業務フローを作成してください。 「可視化」のメリットを考える フローチャートのメリットを考える前に、まずは身近な可視化のメリットを考えてみます。日々、仕事をしている上で皆さん自身が可視化しているもの、何がありますでしょうか?例えば以下のようなものが挙げられます。 TODOリスト 仕事の段取りが良くなり、漏れが無くなる ガントチャート 複数の人で共有し、関係者の役割・目標を明確にする マインドマップ 俯瞰的に捉えることで広い視野をもって考えることができる 日々の仕事において様々な場面で可視化を行っており、これ以外にもあらゆる情報を可視化して仕事を遂行しています。 可視化の特長 TODOリストが無かったとしても仕事
業務フローチャートを書く前に押さえておきたいポイント 【ポイント①】業務フローの目的を考える 業務フローを作成する目的は、目に見えづらい仕事の流れを見える形にし仕事の流れを関係者間で認知し共有できるようにすることです。その為には、「誰が」「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」行っているかを十分にかつ簡潔に書き表していることが求められます。これら4つの要素は業務というものを把握する上で最も必要なものであり、業務フローのどんな活用シーンにおいても外すことはできません。 【ポイント②】「誰が」は部門(スイムレーン)で表現する 4つの要素の一つ「誰が」は、部門(スイムレーン)を使って表現します。階層表現も用いながら、会社、部門、チーム、役職など明確にし、職務分掌を視覚的に表現します。 【ポイント③】必要な図形(記号)を絞り込む 4つの要素の内、「いつ、何をきっかけに」「どんな作
上記の図をクリックで拡大して見ることができます。(拡大するとよく分かります) いかがでしょうか。AとBどちらのフローが分かりやすいでしょうか。もう少し厳しく言うならばどちらが「見る気になる」フローでしょうか。 ほぼ全ての方がBのフローの方が良い印象を持たれると思います。この2つのフロー、実は全く同じ業務を表しています。これらはある企業様の人事採用のフローで、Aのフローは「業務のことは現場の担当者が一番良く知っているはずだから、現場に書いてもらおう」とツールだけ渡して書いてもらったものです。 Aのフローを作成した担当者は、しっかりと自分の業務を正確に表現したつもりですが、他の人からは分かりにくいものになってしまいました。実際にはこのAのフローだけでなく、他の大半のフローがこのような分かりにくいものでした。 「作成者以外の人が見て、よく分からないフローでは意味が無い」とのことで、業務可視化・業
業務改善に対するイメージ ご存じのとおり、2008年のリーマン・ショック、2011年の東日本大震災、同年秋のタイの大洪水が日本の経済活動に与えた大きさは計り知れなく、その記憶も新しいところです。特に製造業における落ち込みは著しいものでした。昨年2012年は、電機主要メーカーは一部、重電系を除き軒並み赤字となり、工場の閉鎖、資産売却、大幅な人員削減が余儀なくされました。 この間、政権の不安定要因などもありながら、経済活動全体がシュリンクし、消費者の購買意欲もどんどん下がります。こうなると、一般には売上増加がなかなか見込まれず、各企業はコスト削減に目を向け、利益確保に走らざるを得なくなります。 コスト削減の一施策として業務改善に取り組む企業は少なくありませんが、皆さんは業務改善にどのようなイメージをお持ちでしょうか? 「業務改善を行うことで、自分の仕事も楽になり、会社の業績にも貢献できる。だか
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