［5］書類データの“扱いやすさ”にも一工夫ポイント5：データ化した後の「管理・活用の仕組み」が重要 ペーパーレス化を進めるに当たっては、紙の代わりに情報を書き込む“場所”も用意する必要がある。単純にドキュメントを共有するだけなら、Webサーバーやファイルサーバーにデータを置けばよい。紙の形で残されているドキュメントも、スキャナーやスキャン機能付き複合機などでデータ化すれば同様に扱える。 重要なのは、これらのドキュメントデータを管理したり活用したりしやすくする仕組みだ。一つの手段としては、第3回で紹介した野村総合研究所の「部室サーバー」のように、部門ごと・部署ごとにファイルサーバーを置くだけでもよい。 その際、「ファイル名とフォルダー環境をルール化し整理するだけで、情報の共有環境はよくなる」（富士ゼロックス BPMソリューション営業部 ビジネス推進部 ドキュメントエキスパート営業推進グループの奈良浩子グループ長）。こうしたルールがあ
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