ITmedia Biz.ID：「締め切りを守る人」と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ
ToDoという日本では馴染みのない単語を使っているせいか、予定表のおまけの機能のように思っている人が意外に多いようです。実際にToDoリストを使っては見たものの、なんだか知らないうちに忘れてしまう人や、どうもうまく使いこなすことができずに結局紙のメモや付箋紙に戻ってしまった人もいるかもしれません。 でも、そんなToDoリストも、実は使い方のコツさえ覚えてしまえば、強力な仕事の管理ツールになります。そこで、今回から何回かに分けて、ToDoリストを使うときの基本的なコンセプトをご紹介したいと思います。まずは、ToDoリストの「締め切り」の要素に焦点を当ててみましょう。 「締め切りを守る人」と言われるようになる――3つのテクニック 締切日を前倒しに設定する――カレンダー的思考との決別 作業の締め切りを分割する――要素ごとにToDoを管理 締め切りのたびに編集する――デジタルツールのメリットを活用
「マイ締め切り」で間際のバタバタをなくす【解決編】
誰しもが経験のある、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事。この“追われるモード”から脱却し、仕事を“追いかけるモード”にシフトする方法を解説します。 コツ：「マイ締め切り」を設定する 【問題編】では、締め切り間際になって追われるように取り組んでいる仕事を何とかする──という課題が浮かび上がりました。現状を分析すると、以下のようになります。 締め切り間際まで忘れている 一気に終わらせる必要があるため「気合い」がいる まとまった時間がいる まとまった時間が取れないと窮地に立たされる → 余裕をもって取り組めるようになりたい まず、現状で注目すべきは「一気に終わらせる必要がある」ことです。5分や10分で終えられるような比較的小さなタスクであればさほどプレッシャーにはなりませんが、おおむね30分以上かかる大きなタスクになってくるとプレッシャーが生まれ、「よし、やるか！」という気合い
【中級】一流エンジニアのタイムマネジメント 最終回
仕様書作成やプログラミングなどの仕事（タスク）が発生したときに，あなたはその所要時間をどうやって想定しているだろうか。おそらく過去に行った似たタスクを思い出しながら，「半日で終わるかな」，「2日はかかりそうだ」といった具合に予測しているのではないか。 そのやり方が間違っているとは言わないが，所要時間の予測が大ざっぱだと，タスクの実行に支障が出かねない。予測を大幅に超える時間がかかるかもしれないし，そのときに「もともと適当に予測した時間だからオーバーしても仕方がない」と思ってしまう。そしてタスクを完了したときに，その仕事ぶりが良かったのか悪かったのかがあいまいになる。 このように所要時間の予測ひとつとっても，経験やカンに基づく大ざっぱなタイムマネジメントでは大きな成果を上げるのは難しい。タイムマネジメントそのものが，いい加減になりかねない。 図A PSPによって作業の所要時間に関する予測精度
タスク・ToDoリスト系レビューの一覧 : ワークスタイル・メモ
ワークスタイル・メモ カレンダー・手帳術からグループウェア、ライフハックやWeb2.0系ツールまで、インターネットが変えようとしているワークスタイルの未来を考える。 記者発表会やイベントの様子を伝えるビデオブログにも挑戦中です。 ワークスタイル・メモ > タスク・ToDoリスト系 > タスク・ToDoリスト系レビューの一覧
日々のタスクはどこまで細かく書き出すべき？【実践編】
日々の仕事を細かく区切って、タスク管理。ヒロシ主任は作業リストを作り始めましたが、果たしてうまくいくでしょうか。 ヒロシ主任は、2週間前の失敗について振り返っています。 ヒロシ主任 なぜ前回はマサヨシ課長に迷惑を掛けてしまったんだろう？ 自分で抱え込んでしまって人に振れなかったのはなぜか？ 心理的に抵抗がある？ うーん、これは慣れていくしかないな……。じゃぁ、人に振るためにはタスクが大きすぎる？ あぁ、そうだな。これを何とかすればいいんだ。そういえばマサヨシ課長は、やるべきタスクを洗い出して、作業リストを作ればいいって言ってたっけ。よし、まずは作業リストを作ろう！ ということでいま目の前にある隔週開催の営業会議資料の作成という仕事についての作業リストを作り始めます。 ヒロシ主任 人に振るには作業をなるべく小さな単位に分けた方がいいな。えーと、まずは……。 ほどなくして作業リストを完成させた
写真でわかるGTD（週次レビュー編） (1/3) - ITmedia Biz.ID
GTDをITmediaスタッフが実践。その様子を順を追って写真で紹介する「写真でわかるGTD」。今回は、GTDで最も重要だといわれる「週次レビュー」の実際を見てみます。 この記事の前編である「写真でわかるGTD（初回編）」では、実際にITmediaスタッフの方にGTDに挑戦してもらいました。その日は「やることがはっきりして気分がよくなりました！」と言っていたWさんとMさん。ちょうど2週間後にその後の成果をお伺いしました。GTDの重要なプロセスである週次レビューはうまくいったでしょうか。また彼らは「ストレスフリーの仕事術」を手に入れることができたでしょうか。 ビジネスパーソンに最も必要な習慣は週次レビュー 「GTDがうまくいくかどうかは週次レビューをきちんとできているかどうかで決まります」、GTDの提唱者ディビッド・アレンさんは彼の著書、『Ready For Anything』（邦訳：ストレ
大量の仕事をうまくさばくには？（理論編）
今回の課題：仕事が多すぎて予定していた分量をこなせない 状況説明：きちんとスケジュール管理をしているつもりでも、時として種類も期限も異なる大量の仕事が押し寄せてくることがあります。 仕事はひとつひとつ順番に片付けていくのが基本ですが、このような状況になるとなかなか冷静に対処することが難しくなります。 このような場合、どうしたらいいでしょうか。 コツ：予め決めたルールに沿って仕事の優先順位付けを行う 押し寄せてくる仕事を洪水にたとえると、ちょろちょろと流れる程度の水量ならいくらでもコントロールできたものが、勢いよく大量に流れてくることで手に負えなくなる状況と言えます。洪水を防ぐには、予め堤防を築いたり、一時的に水を溜めておくためのスペースを作っておくなど日頃の準備が欠かせません。 仕事であれば、優先順位をつけるための基準や手順を決めておくことや、何かあったときのためのバッファ時間を確保してお
ITmedia Biz.ID:GTDに役立つトリガーリスト
ストレスフリーの仕事術「GTD」――。 その最初の難関は「収集」のプロセスです。「頭の中の『気になること』を吐き出すために、最低二時間は使ってください」と言われても困ってしまうかもしれません。実際、「GTDに挑戦したけれど、最初の30分で何も書けなくなって途中で投げ出してしまいました」――という人も多いようです。 そこで今回は収集のプロセスにおいて使える「トリガーリスト」をご紹介しましょう。トリガーリストの項目は「頭の中の気になることを思い出せてくれるであろう質問」になっています。このリストを横に置きつつ「書くことがなくなちゃったなぁ……」というときに参照すれば、きっと忘れていたことを思い出せることでしょう。 「収集」プロセスは落ち着いたカフェなどで行うとはかどるので、そのカフェに出かける際に印刷して持って行くとよいかもしれません。 GTDトリガーリスト 仕事のこと 現在抱えているプロジェ
ITmedia Biz.ID：大量の仕事をうまくさばくには？（実践編）
大量の仕事に押し流されてしまいそうIT商事のタカフミ君。そこに登場したマサヨシ課長のアドバイスは……。 学生時代から勉強そっちのけでプログラミングやWebサイト作成のアルバイトに明け暮れていたため、PCの操作が得意なタカフミ君ですが、さすがのタカフミ君も勢いだけではこなせない分量の仕事にあえいでいます。 タカフミ マサヨシ課長～、ちょっと最近仕事が多すぎなんですよねー マサヨシ課長 ウム、そうだな。ノリオ課長のプロジェクトがらみでタカフミ君にもいろいろ頼んでしまって……。他の連中にはできない作業ばかりで、苦労かけてすまんな。 タカフミ いやぁ、まぁ、それはいいんですけど、これぐらいの作業はみんなも普通にできて欲しいですけどねー。 マサヨシ課長 いやぁ、PCが得意なタカフミ君にとっては簡単かもしれないが、なかなかExcelをあそこまで使いこなせる人は社内にはいないんでね。ところで、タカフミ君
Web 2.0の挑戦者：「業務時間管理を厳格に楽しく」という難題に挑戦した14 Dayz
14 DayzのMichele Marko van der Puil氏らがメールでのインタビューに応じてくれた。 14 Dayzはどのようなサービスを提供するWebアプリケーションですか。 以前、簡単な仕事の所要時間を尋ねられると必ず「14日」と答える同僚がいました。実際の仕事の難易度はさまざまですが、どんな仕事であれ14日です。14 Dayzは効率を向上させ、毎日を最大限活用するためのツールです。一日のうちどのくらいの時間を実際に活用できるかが大多数の人にとってボトルネックになりつつあります。やることとやらないことを上手に選択しなければなりません。何に実際に時間をかけているかを把握することは、多くの情報に基づいて明日の時間の使い方を決めるうえで第一歩となるのです。 企業やフリーランサーにも同じことがいえます。自分の大事な資産やスタッフの価値を最大限生かすには、自分たちの仕事を積極的に追跡
一日に決めた予定がこなしきれない（理論編）
知的作業に携わるビジネスパーソンがぶつかる“仕事の悩み”。こんな悩みを仕事術の研究家、大橋悦夫が楽しく解決します。 今回の課題：立てたスケジュールが守れない 状況説明：立てたスケジュールに狂いが生じることはよくあることですが、もはや取り返しがつかないくらいの遅れが発生してしまうと、先に進むことはもちろん、後に引くこともできなくなります。 このような状況に陥ると「少しでも前に進めなくては」というプレッシャーから、スケジュールを立てずにとにかく目の前にあることを片付けようとします。こうしてスケジュールを立てている時間があったら、1つでも先に進めようという鬼気迫る状況が生まれるのですが、これでは長続きしませんし、いつ終わるのかの見通しが立たないため、うまくいきません。 では、どうしたらいいでしょうか。 コツ：大きな仕事を小さな仕事に分解し、グループ分けをする 仕事は大きく以下の2つに分けられます
一日に決めた予定がこなしきれない（実践編）
大きな仕事は小さな仕事に分解し、グループ分け。そして仕事全体のプロセスを把握しましょう。理論編で学んだことを、実際の仕事現場に当てはめてみると……。 理論編では立てたスケジュールを守る方法を学びました。それでは、これを実際の仕事現場に当てはめてみましょう。 ある晩のIT商事──営業資料を作る ヒロシ主任は、IT商事に転職して3年目。元は腕利きの銀行マンで、営業は得意ながら資料作りや企画書作成などのデスクワークがあまり得意ではなく、毎日夜遅くまで残業して何とかしのいでいるのが悩み。 今日は、上司のマサヨシ課長から指示された営業会議の資料作りに取りかかっていますが、難航しているようです。 マサヨシ課長 ヒロシ君、資料のほうはどうかね？ ヒロシ主任 あ、課長！ すいません、ちょっとまだ時間がかかりそうなんです…… マサヨシ課長 明日の朝イチの会議で使う資料だから、私も今日のうちに確認しておきたい
【コラム】クリエイターのためのライフハック 第5回 ゲーム感覚でタスク管理 - Printable CEO (MYCOMジャーナル)
タスクを楽しくこなすために 手帳を使っている方はおなじみだと思いますが、買い物リストなど忘れずに書き留めておくことができるTo Doリストというのがあります。最近では To Doリストをオンラインで管理できるサービスがいくつも出てきています。けれど、手帳のほうがすぐに書き込めるお手軽感があるということで、オンラインを敬遠している方が多いのではないでしょうか。 たしかに、予定はすぐ変わってしまうときもありますし、タスク管理もそれに応じて柔軟にかつ迅速に対応しなければいけません。なんでもかんでもすべてをオンラインにするというのは難しいです。とはいえ、「タスクをこなす」という作業を機械的ではなく、少しでも楽しくやれたら良いなと思いませんか? そんな方は 「Printable CEO」にチャレンジしてみると良いと思います。これは、完全にアナログなツールです。 重要なタスクはどれかを見極め、実行
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